نرم افزار آرشیو اسناد تحت اکسس Access بر مبناي Microsoft Access است كه با استفاده از امكانات حرفه‌اي اين نرم‌افزار طراحي شده است.
»» كار با اين سيستم نياز به هيچ گونه دانش فني ندارد و تنها كافي‌ست نرم‌افزار Microsoft Access (يكي از نرم‌افزارهاي مجموعه Microsoft Office) بر روي سيستم شما نصب باشد.
»» «سيستم مديريت اسناد» بر روي تمامي نسخه‌هاي Access (آفيس 2000 تا 2013) به خوبي كار مي‌كند و هيچ ناسازگاري‌اي ندارد.
برخي از امكانات برنامه:
– تعريف “عضو” براي آرشیو از طريق فرم‌هايي كاربرپسند
– فرم مربوط به وارد كردن مشخصات پرونده آرشیو در بانك اطلاعاتي
– فرم مربوط به ثبت مشخصات عضو و پرونده هنگام تحويل پرونده به عضو
– تأييد برگشت پرونده تنها با يك كليك
– جستجو بين اعضا از طريق شماره عضويت و يا نام خانوادگي
– پرينت گرفتن مشخصات يك عضو و يا تمامي اعضا
– جستجو بين پرونده آرشیواز طريق شماره پرونده و يا نام پروژه
– چاپ ليست پرونده يك پروژه خاص
– چاپ ليست پرونده يك موضوع خاص
– تعريف موضوعات مختلف براي سيستم
– ويرايش مشخصات يك عضو و يا يك پرونده در نهايت سادگي
– و ده‌ها امكان مفيد ديگر…
*خواهشمنديم به راهنماهايي كه بر روي فرم‌هاي مختلف تعبيه شده است، توجه كنيد. در غير اين‌صورت رعايت نكردن برخي نكات، ممكن است موجب هدر رفتن تلاش شما شود.
– پس از دانلود، بر روي فايل برنامه كه با پسوند zip. است، كليك راست كرده و گزينه Extract All را انتخاب نماييد و مسيري را (مثلا درايو :E) مشخص نماييد تا فايل از حالت فشرده خارج شود.
– پس از اين كار، يك فايل با نام ACC Library Management System hossein.mdb و يك پوشه به نام images قابل مشاهده خواهد بود.(برای شروع کار حتما این دو فایل را در یک پوشه وارد کرده و باتوجه به دیتابیس اتومات آنرا جابجا نکنید)
– قبل از اجراي برنامه، اطمينان حاصل كنيد كه برنامه Microsoft Office بر روي سيستم شما نصب است. ضمناً حتماً بايد برنامه Access كه زيرمجموعه آفيس است همراه با بقيه نرم‌افزارها مثل Word نصب شده باشد.
مجموعه آفيس معمولاً در دسترس شماست…
– براي اجراي برنامه كافي‌ست بر روي فايلACC Library Management System hossein.mdb دابل كليك نماييد تا «سيستم مديريت آرشیو» در برنامه Microsoft Access اجرا شود.
– به محض اجرا، از شما پسورد خواسته خواهد شد كه شما بايد كلمه acc (با حروف كوچك) را وارد نماييد و Enter را بزنيد.
– برنامه اجرا شده است و شما از طريق اين فرم به همه بخش‌هاي سيستم دسترسي داريد.
پيشنهاد مي‌كنيم از آخرين نسخه از نرم‌افزار Access كه همراه با مجموعه Office2013 منتشر شده است استفاده نماييد. اما همانطور كه گفته شد، اين برنامه با تمامي نسخه‌هاي Access قابل اجراست.
